外贸接待客户的流程和话术可以总结如下：

接待前准备

了解客户背景：

提前了解客户的背景、需求和期望，以便为其准备相关资料和解决方案。

安排接待设施：

确保礼宾和接待设施的准备工作得当，以给客户留下良好的第一印象。

制作行程单：

提前3-5天制作行程单，发给客户确认，并抄送与会人员，包括来访日期、时间、人数、接送地点、当天行程安排、与会人员等。

准备接待资料：

准备产品目录册、样品、报价等资料，并安排合适的人员陪同接待。

迎接客户

热情迎接：

在客户到达时，用亲切的微笑和热情的问候来迎接客户，例如：“欢迎光临，很高兴见到您!”。

寒暄交谈：

适当进行寒暄和交谈，让客户感受到您的关注和关心。

介绍自己和公司

简洁明了：

用简洁明了的话语介绍自己、所在公司和业务领域，例如：“我是XX公司的销售经理，我们是一家专注于XX产品的制造商和供应商。”。

了解客户需求

问询倾听：

通过问询和倾听，了解客户的具体需求和期望，例如：“对于您来讲，最重要的是什么？您对我们的产品或服务有什么特殊要求或关注点？”。

提供解决方案

介绍产品：

根据客户提出的需求，向其介绍相应的产品或服务，并详细说明其特点、优势和适用场景。

专业术语：

使用一些专业术语和专有名词来说明产品特性，以展示公司的专业能力和行业经验。

商讨合作细节

透明客观：

在客户对解决方案表达兴趣后，进一步商讨合作的具体细节，如订单、交货时间、价格等，提供透明和客观的信息。

灵活应对：

灵活应对客户的需求，以达成双方的共识和合作。

结束和道别

表达感谢：

在接待结束时，向客户表达感谢并表示期待与其进一步合作的愿望。

赠送纪念品：

送客至楼下，赠送纪念品，相互道别。

其他注意事项

注重细节：

在接待过程中，注重细节，如电梯接待、欢迎仪式、公司参观、送客离开等，让客户感受到宾至如归的感觉。

专业形象：

销售代表需保持精神焕发，身着整洁的正装，佩戴公司名牌。

提前沟通：

提前与客户确认接待的时间、地点及联络方式，确保一切安排妥当。

记录要点：

业务员及时记下客户提出的问题及重要点，能当场解决的当场解决，不能解决的告知会邮件回复。

通过以上流程和话术，可以有效地接待外贸客户，提升客户满意度，促进业务合作。